Compras para eventos e datas de pico
Estoque · atualizado em 2026-08-17
Compra de evento se calcula por consumo per capita × público × duração, com margem de segurança de 15–20% e — sempre que possível — acordo de devolução com o distribuidor para o fechado não virar estoque morto. Este guia entrega os per capita de referência, o cálculo em cinco passos e o cronograma reverso que evita tanto o 86 às 23h quanto a prateleira entupida de janeiro.
Os per capita de referência
| Formato | Consumo típico por pessoa |
|---|---|
| Evento com drinks inclusos (3–4 h) | 2,5–4 drinks (≈1,5 na 1ª hora, ~1/h depois) |
| Festa com cerveja dominante | 3–5 unidades |
| Brinde de réveillon | 1 garrafa de espumante para cada 2–3 pessoas, além do consumo da noite |
| Pico da própria casa (data quente) | Histórico do mesmo evento anterior + crescimento estimado |
A regra de ouro dos per capita: o melhor número é o seu. A primeira vez usa referências; da segunda em diante, usa o registro do que realmente saiu — por isso o pós-evento deste guia importa tanto quanto o pré.
O cálculo em 5 passos
- Público esperado — vendido/confirmado, não sonhado.
- Per capita por categoria (drinks, cerveja, espumante, sem álcool).
- Mix estimado por drink — definido pela carta enxuta do evento (6–8 drinks rápidos, a lógica do alto volume); sem carta definida, não há conta possível.
- Conversão em garrafas: 1 L rende ~19 doses úteis de 50 ml (perda de manuseio incluída); as fichas técnicas convertem o resto.
- Margem de segurança de 15–20% — maior nos itens devolvíveis, menor nos perecíveis.
Exemplo — evento de 150 pessoas, 4 horas:
| Drink | Mix | Doses | Compra |
|---|---|---|---|
| Caipirinha | 30% | 158 | 9 L cachaça + 14 kg limão |
| Gin tônica | 25% | 131 | 7 L gin + 131 tônicas |
| Clericot (jarras) | 20% | 105 taças | 18 gf espumante |
| Demais (3 drinks) | 25% | 131 | conforme fichas |
Total estimado: 150 × 3,5 = 525 doses + 20% = a lista fecha em minutos quando as fichas existem.
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Consignação: a cláusula que muda o risco
Negocie antes do pedido: garrafas fechadas e não violadas voltam para o distribuidor após o evento — prática comum no fornecimento para eventos, mas só para quem combina por escrito. O efeito na estratégia de compra: margem de segurança generosa nos devolvíveis (destilados e espumantes fechados) e enxuta nos não devolvíveis (gelo, frutas, abertos). É uma das alavancas da relação com o distribuidor — e, junto do prazo de boleto, resolve o problema de caixa do evento grande: a compra acontece antes da receita.
O cronograma reverso
| Prazo | Entrega |
|---|---|
| D-30 | Previsão fechada, carta do evento definida, cotações |
| D-15 | Pedido firme + consignação por escrito |
| D-7 | Confirmação de entrega com o fornecedor |
| D-2 | Recebimento e conferência contra o pedido |
| D-1 | Mise en place e pré-batch |
| D+1 | Contagem imediata — antes de misturar com o estoque normal |
O D+1 é o passo que quase todo bar pula e que vale ouro: a contagem separada do evento produz o per capita real — o número que transforma o chute do próximo evento em cálculo. A casa que registra aprende; a que não registra recomeça do zero a cada Réveillon.
Perguntas frequentes
Quanto comprar de bebida para um evento?
Público × per capita da categoria × mix da carta do evento, convertido em garrafas pelas fichas técnicas, com 15–20% de segurança. Para drinks em evento de 3–4 horas, a referência é 2,5–4 por pessoa.
Como calcular estoque para o réveillon do bar?
Histórico do réveillon anterior (o melhor dado que existe) + crescimento esperado, com espumante dimensionado em 1 garrafa para cada 2–3 pessoas no brinde além do consumo da noite — e consignação combinada para os fechados excedentes.
O que é compra em consignação para eventos?
É o acordo em que garrafas fechadas e não violadas retornam ao distribuidor após o evento. Combinada por escrito, permite margem de segurança folgada sem risco de estoque morto.
O que fazer com a sobra do evento?
Contar no dia seguinte separadamente (gera o per capita real), devolver os fechados consignados e escoar os abertos via drink do dia da semana seguinte — sobra registrada vira dado e margem, não encalhe.
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